Serie i wygląd dokumentów

W systemie mojebiuro24.pl można spersonalizować wygląd dokumentów, dostosowując go do własnych potrzeb. Jak ustawić serie i wygląd dokumentów?

Szablony faktur

Obecnie w systemie do wyboru jest 9 wzorów szablonów faktur (nie można ich modyfikować), a także istnieje możliwość stworzenia własnego.

Szablony można wybrać w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SZABLONY » WYBÓR SZABLONÓW.

Dostępne stałe szablony to: elegancki, prosty, gradient, gradient II, old school, elegancki mikro faktura, elegancki z drukiem przelewu, elegancki z opisem produktów oraz elegancki dla faktury uproszczonej.

W podzakładce USTAWIENIA SZABLONÓW dodatkowo dostępne są cztery opcje:

  1. Określenie mienia i nazwiska wystawcy faktury,

  2. Wymuś pokazywanie typu faktury,

  3. Wymuś pokazywanie opisów "Oryginał"/"Kopia" - przedsiębiorcy nie mają obowiązku stosowania powyższych określeń na fakturach, jednak system przewiduje taką możliwość,

  4. Wymuś pokazywanie NIP-u na proformie.

Serie i wygląd dokumentów - szablony

W celu samodzielnego utworzenia własnego szablonu faktury wymagana jest podstawowa znajomość języków PHP i XML oraz niezbędne jest dokonanie weryfikacji firmy. Obecnie możliwe jest definiowanie szablonu 4 typów faktur: Faktura VAT, Faktura (bez VAT), Pro forma, Pro forma (bez VAT) oraz dwóch wariantów językowych - dokumentu w języku polskim i polsko-obcojęzycznym.Obszernie opisana dokumentacja zawierająca ograniczenia, schemat działania, definicje oraz przykłady robienia szablonów czy wydruków znajduje się pod linkiem: Dokumentacja wydruków.

Szablony dodaje się w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SZABLONY » WYBÓR SZABLONÓW » DODAJ NOWY SZABLON.

Serie i wygląd dokumentów - mojebiuro24.pl

Nowe szablony do faktur sprzedaży biura rachunkowego może dodawać tylko szef biura rachunkowego. Natomiast szablony do faktur sprzedaży klientów biura może dodać szef biura oraz jego opiekun.

Logo firmy na fakturze

W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » LOGO FIRMY istnieje możliwość wprowadzenia logo firmy, które będzie widoczne na fakturach (wg wzoru wybranego w szablonach faktur), a także na kopertach. To opcja idealna dla firm wchodzących na rynek, które za pomocą logo na fakturze staną się rozpoznawalne dla klientów.

Aby dodać logo firmy, należy wybrać w części Logo firmy opcję Załącz plik. W ten sam sposób można również dodać pieczątkę/podpis oraz obrazek dodatkowy.

Serie i wygląd dokumentów - logo firmy

Logo do faktur sprzedaży biura rachunkowego może dodawać tylko szef biura rachunkowego. Natomiast logo do faktur sprzedaży klientów biura może dodać tylko sam przedsiębiorca.

Dodatkowy stały tekst na fakturach

W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » DODATKOWY TEKST istnieje możliwość umieszczenia stałego tekstu (w trzech miejscach), który będzie widoczny na fakturach sprzedażowych. Tekst można zdefiniować w stopce, nagłówku faktury oraz dodać stałą, dodatkową informację.

W celu wprowadzenia tekstu w stopce lub nagłówku wystarczy wpisać go w puste pola i zatwierdzić.

Serie i wygląd dokumentów - dodatkowy tekst

Aby dodać stałą, dodatkową informację na fakturze (ograniczenie do 512 znaków), należy wybrać DODAJ i wprowadzić własny tekst.

Serie i wygląd dokumentów - dodawanie szablonu

Dodatkowy stały tekst do faktur sprzedaży biura rachunkowego może dodawać tylko szef biura rachunkowego. Natomiast dodatkowy stały tekst do faktur sprzedaży klientów biura może dodać tylko sam przedsiębiorca.

Szablony dokumentów

W systemie istnieje także możliwość ustawienia szablonów dokumentów innych niż faktury, np. rachunków do umów cywilnoprawnych. W zakładce USTAWIENIA » INNE » WYDRUKI » SZABLONY DOKUMENTÓW, znajduje się pakiet szablonów używanych w serwisie. Szablony używane w systemie mojebiuro24.pl można modyfikować, w celu dostosowania ich do własnych wymogów i potrzeb. 

Dzięki opcji WŁĄCZ STOPKĘ NA WYDRUKACH w podzakładce SZABLONY NAZW PLIKÓW WYDRUKÓW użytkownik może zdecydować czy na wystawionej fakturze ma pojawić się adnotacja "Wydruk pochodzi z systemu wFirma.pl wersja..."

serie i wygląd dokumentów

Szablony dokumentów biura rachunkowego może dodawać tylko szef biura rachunkowego. Natomiast szablony dokumentów klientów biura może dodać tylko szef biura, opiekun lub kadrowa.

Wybór serii numeracji dokumentów

W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI istnieje możliwość ustawienia własnej numeracji faktur sprzedażowych i innych dokumentów. Należy jednak pamiętać o określonych zasadach wpisywania informacji, dla poprawnego odczytania np. numeru przez program. Szczegóły ustanowienia własnej serii numeracji opisuje artykuły: Wybór serii numeracji dokumentów

Serie i wygląd dokumentów - wybór serii numeracji

Dla celów porządkowych przydatna jest opcja Sprawdzania poprawności numeracji faktur i blokady modyfikacji numeru - po jej zaznaczeniu system automatycznie kontroluje chronologię i poprawność numeracji.Wybór serii numeracji dokumentów biura rachunkowego mogą dodawać wszyscy pracownicy biura rachunkowego. Natomiast wybór serii numeracji dokumentów klientów biura może dodać sam przedsiębiorca lub pracownicy biura.