Elektroniczna faktura ustrukturyzowana

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana jest szczególnym rodzajem e-faktury, która z pozoru wygląda jak zwykły PDF ale technicznie posiada w sobie zapisany format XML z danymi ustalonymi przez unijną normę. Pozwala ona na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie danych dotyczących sprzedaży/zakupów w komputerowych systemach finansowo-księgowych. Forma jaką posiada faktura ustrukturyzowana pozwala na zaczytanie jej bez konieczności ręcznego wprowadzania do systemu finansowo-księgowego czy używania systemów OCR co automatyzuje pracę odciążając księgową.

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana w mojebiuro24.pl

W celu wystawienia faktury sprzedaży w systemie mojebiuro24.pl należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ.

Każda faktura wystawiona w systemie mojebiuro24.pl ma postać elektronicznej faktury ustrukturyzowanej.Postać ustrukturyzowana faktury w formacie XML załączana jest do pliku z fakturą, który po pobraniu dla użytkownika wygląda jak zwykły PDF. Jednak technicznie pod plikiem znajduje się format ustrukturyzowany w postaci XML, pozwalający na elektroniczne przesyłanie zapisanych w nim danych. Dane te są zapisywane wg przyjętej przez Unię Europejską normy czyli wg określonej struktury e-faktur.

Jakie dane zawiera elektroniczna faktura ustrukturyzowana?

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana jest dokumentem sprzedaży który musi posiadać dane wymagane w przepisach ustawy o VAT m.in.

  • datę wystawienia i kolejny numer faktury,

  • dane stron transakcji,

  • nazwę (rodzaj) oraz miarę i ilość towaru lub usługi będącego przedmiotem sprzedaży,

  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi

  • stawki podatku VAT

  • wartość netto i brutto sprzedaży z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki podatku VAT

Dodatkowo, format XML e-faktury jest rozbudowany o:

  • informacje dotyczące odbiorcy płatności,

  • wskazanie umowy zamówienia publicznego

Szybkie księgowanie na podstawie faktury ustrukturyzowanej w systemie mojebiuro24.pl

System mojebiuro24.pl umożliwia księgowanie wydatków na podstawie pliku np. w formacie XML (w tym wystawionych przez użytkowników systemu wfirma). Aby szybko wprowadzić wydatek należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU, gdzie w pojawiającym się oknie należy załączyć plik z fakturą wybierając ZAŁĄCZ PLIK lub przeciągając plik z komputera do wskazanego miejsca.

elektroniczna faktura ustrukturyzowana

Dane z faktury zostaną wypełnione automatycznie a użytkownik wskazuje jedynie rodzaj wydatku. Przy kolejnych fakturach dla tego samego kontrahenta ostatnio wybrany rodzaj wydatku będzie podpowiadany automatycznie, a w razie potrzeby użytkownik zawsze może dokonać zmiany na inny rodzaj wydatku.

elektroniczna faktura ustrukturyzowana

Kto będzie zobowiązany do przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i od kiedy?

Obowiązek przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych dotyczyć będzie zamawiających w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych czyli m.in.:

  1. Jednostki sektora finansów publicznych np. gminy, powiaty, województwa, państwowe szkoły wyższe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, państwowe lub samorządowe instytucje kultury, takie jak teatry, opery, operetki, biblioteki, domy kultury, muzea,

  2. Spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia, w zakresie, w jakim dysponują środkami publicznymi

  3. Jednostki wykonujące zadania o charakterze użyteczności publicznej np. Poczta Polska,

  4. Agencje państwowe w zakresie nieuregulowanym odrębnymi przepisami

  5. Jednostki publicznej radiofonii i telewizji oraz ich jednostki zależne

  6. Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej i jednostki organizacyjne ubezpieczenia zdrowotnego w zakresie nieuregulowanym odrębnymi przepisami.

Od 18 kwietnia 2019 roku instytucje publiczne (czyli zamawiający) muszą posiadać przygotowane systemy finansowo - księgowe do przyjmowania faktur ustrukturyzowanych o wartości przekraczającej 30.000 euro. Od 1.08.2019 roku obowiązek ten dotyczyć będzie wszystkich transakcji zawieranych z instytucjami publicznymi bez względu na kwotę.

Korzyści jakie daje elektroniczna faktura ustrukturyzowana

Wprowadzenie obowiązku posługiwania się elektronicznymi fakturami ustrukturyzowanymi niesie za sobą szereg korzyści takich jak:

  • skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzenie faktury do systemu księgowego, a więc niezbędnego na obsługę klienta biura rachunkowego,

  • wzrost efektywności pracy biura rachunkowego poprzez automatyzację przesyłania i przetwarzania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych z platformy e-fakturowania do systemów finansowo - księgowych,

  • zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędu podczas księgowania dokumentów przez pracowników biura rachunkowego,

  • wyeliminowanie ryzyka wystawienia faktury która nie posiada wymaganych błędów dzięki jednolitemu wzorowi e-faktury,

  • oszczędność czasu związana z analizą poprawności wystawionych przez przedsiębiorców faktur,

  • oszczędność czasu przeznaczanego na przesyłanie wystawionych faktur pocztą tradycyjną lub pocztą elektroniczną,

  • obniżenie kosztów związanych z obsługą faktur w formie papierowej,

  • usprawnienie procesu wymiany e-faktur w transakcjach krajowych i zagranicznych

  • ułatwienie uczestniczenia przez polskich przedsiębiorców w zamówieniach publicznych innych państw członkowskich Unii Europejskiej.