Sprawdzanie podatkowe - wszystko co warto wiedzieć!

Sprawdzanie podatkowe - na czym polega?

Udogodnieniem dla biur rachunkowych jest możliwość sprawdzenia w jednym miejscu w systemie poprawności wszystkich zaksięgowanych dokumentów. Aby rozpocząć sprawdzenie podatkowe, należy przejść na koncie klienta do zakładki EWIDENCJE » SPRAWDZANIE PODATKOWE.

Sprawdzanie podatkowe a modyfikacja wpisu

Widok podzielony został na podzakładki:

  • KPiR/Ewidencja Przychodów - gdzie ujęte zostały wszystkie wpisy zgodnie z numeracją Księgi przychodów i rozchodów (skala podatkowa, podatek liniowy)/ Ewidencją przychodów (ryczałt),

  • Kilometrówka - znajdują się w niej wszystkie wpisy związane z samochodem rozliczanym w firmie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu dla podatku dochodowego,

  • Rejestr VAT - widoczne w niej są wszystkie wpisy ujęte tylko w rejestrach VAT np.

    • gdy data otrzymania faktury kosztowej jest późniejsza niż data wystawienia,

    • zakup środka trwałego, od którego odliczono podatek VAT,

    • faktura zaliczkowa,

    • inne wpisy wprowadzone bezpośrednio do rejestru (np. wynikające z księgowania podatku VAT na podstawie dokumentu SAD),

    • zapisy dodawane przez zakładkę WYDATKI lub PRZYCHODY, gdzie wybrany został Skutek księgowy - Księguj do VAT,

  • Środki trwałe i WNiP - widnieją tu dokumenty wprowadzone do systemu jako zakup środka trwałego bez odliczenia VAT.

Jak rozpocząć sprawdzanie podatkowe zapisów?

Aby rozpocząć sprawdzanie podatkowe, należy ustawić właściwy okres w lewym górnym rogu oraz kliknąć na akcję Rozpocznij sprawdzanie. Sprawdzanie co do zasady rozpoczyna się od pierwszej pozycji KPiR lub Ewidencji Przychodów.

Sprawdzanie podatkowe - ustawianie okresu

Po rozpoczęciu sprawdzania pojawi się widok, w którym uwzględnione zostały wszystkie niezbędne informacje dotyczące zaksięgowanego dokumentu.

  • Jeżeli biuro rachunkowe korzysta z funkcji OCR odczytywanie faktur w chmurze lub do dodanego wpisu został załączony dokument (np. w formacie PDF) to po prawej stronie okna pojawi się podgląd dokumentu, z którego zostały zaczytane dane, dzięki czemu możliwa będzie weryfikacja poprawności księgowania dokumentu

Sprawdzanie podatkowe a zczytywanie faktur z OCR

W sytuacji, gdy biuro rachunkowe nie korzysta z funkcji OCR lub do dodanego wpisu nie został załączony dokument to po prawej stronie w zakładce PODGLĄD DOKUMENTÓW pojawi się ikona aparatu świadcząca o tym, że brak jest dokumentu na podstawie, którego można dokonać sprawdzania.

  • Opiekun lub szef biura przechodząc do zakładki DODATKOWE INFORMACJE ma możliwość zweryfikowania, kto dokonał księgowania dokumentu oraz informacji dotyczących daty i kwoty rozliczenia (płatności).

Sprawdzanie podatkowe - dodatkowe informacje

  • Opiekun ma również możliwość zweryfikowania:

    • danych kontrahenta,

    • numeru dokumentu,

    • daty księgowania do KPIR,

    • daty księgowania do VAT (w przypadku faktury VAT),

    • terminu płatności,

    • przyjętego schematu księgowego,

    • ewidencji, w których został ujęty dokument,

    • kwot ujętych w poszczególnych ewidencjach.

Sprawdzanie podatkowe - funkcje

Modyfikowanie wpisu

W przypadku zauważenia błędów w księgowaniu (innych niż rozliczenie wydatku), stosownych poprawek można dokonać poprzez akcję Modyfikuj.

Sprawdzanie podatkowe -modyfikowanie dokumentu

W wyniku poprawy ewentualnych błędów wynikających z księgowania opiekun ma również możliwość zmodyfikowania wpisu po kliknięciu w aktywny numer dokumentu. Wówczas pojawi się okno ze szczegółowymi informacjami o wydatku, gdzie należy kliknąć w opcję Modyfikuj.

Modyfikacja rozliczenia dokumentu

Podczas sprawdzania podatkowego możliwa jest również zmiana daty rozliczenia dokumentu. W tym celu należy kliknąć lewym przyciskiem myszy w aktywny numer dokumentu, a następnie w pojawiającym się oknie przejść do zakładki PŁATNOŚCI, gdzie należy zaznaczyć płatność i skorzystać z opcji Modyfikuj.

Sprawdzanie podatkowe a modyfikacja wpisu

Weryfikacja poprawności księgowania wydatków związanych z pojazdem

Wydatki związane z pojazdem, które zostały zaksięgowane z wykorzystaniem jako rodzaju wydatku Zakup paliwa do pojazdu lub Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu, oprócz standardowych danych widocznych w sprawdzaniu podatkowym zawierają również dodatkowe informacje, które dotyczą:

  • numeru rejestracyjnego pojazdu którego wydatek dotyczy,

  • zastosowanego prawa do odliczenia podatku VAT (50 lub 100%).

Sprawdzanie podatkowe - wydatki związane z pojazdem

Oznaczenie dokumentu jako sprawdzony

Dokument można oznaczyć jako prawidłowo zaksięgowany poprzez akcję Oznacz jako sprawdzone dostępną pod tabelami dotyczącymi zapisów w ewidencjach.

Sprawdzanie podatkowe a integracja z OCR

Po oznaczeniu dokumentu jako sprawdzony system przechodzi do kolejnej pozycji zgodnie z numeracją KPiR lub Ewidencją Przychodów. Ponadto w głównym widoku Sprawdzania podatkowego przy dokumentach oznaczonych jako sprawdzone, pojawi się dodatkowa ikona Sprawdzanie podatkowe - ikona informująca, że dokument został sprawdzony.

Sprawdzanie podatkowe - ikona sprawdzania

Wyfiltrowanie niesprawdzonych lub sprawdzonych zapisów

Opiekun ma możliwość wyszukania konkretnego dokumentu poprzez opcję wyszukiwarki, która znajduje się przy ustawieniach okresu. Dodatkowo, w zakładce sprawdzania podatkowego możliwe jest ustawienie widoku w którym będą wyświetlane na liście wszystkie pozycje (zarówno te sprawdzone jak i niesprawdzone) lub wyłącznie pozycje niesprawdzone. W tym celu należy kliknąć w ikonę kół zębatych w prawym górnym rogu okna i przy opcji Pokaż tylko niesprawdzone zaznaczyć:

  • TAK - jeśli na liście mają pojawić się jedynie dokumenty niesprawdzone przez opiekuna lub

  • NIE - jeśli na liście mają pojawić się wszystkie dokumenty zarówno te, które zostały już sprawdzone jak i te, których poprawność nie została jeszcze zweryfikowana.

Sprawdzanie podatkowe - filtrowanie