Faktura VAT - jak prawidło wystawić w systemie?

Faktura VAT - wystawianie w systemie

Czynni podatnicy VAT z zasady dokumentują swoją sprzedaż fakturami VAT. Aby ją wystawić należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ.

Faktura vat -jakie dane uzupełnić?

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wymagane pola zaczynając od informacji o NABYWCY.

Nabywcę można uzupełnić na trzy sposoby:

  • Pobierz z GUS, 

Faktura vat - pobierz dane z GUS

  • Szukaj w katalogu - wybrać nabywcę z katalogu kontrahentów

Faktura vat - wyszukaj w katalogu kontrahentów

  • Dodaj nowego - po uzupełnieniu system automatycznie zapisze nabywcę w katalogu kontrahentów (więcej informacji: Dodawanie nowego kontrahenta);

Faktura vat - Dodaj nowego

Można zrezygnować z funkcji dopisania kontrahenta do katalogu odznaczając kratkę ZAPISZ ZMIANY DO KATALOGU KONTRAHENTÓW

Faktura vat - zapisz dokonaną zmianę

Ważne!
Wystawiając fakturę sprzedaży istnieje możliwość dodania innego odbiorcy na fakturze. W tym celu należy skorzystać z okna strzałki w polu NABYWCA. Po kliknięciu na nią, z wyświetlonej listy należy wybrać opcję DODAJ INNEGO ODBIORCĘ.

W kolejnym kroku należy uzupełnić podstawowe informacje dotyczące faktury:

  • Metodę płatności - opcje do wyboru: przelew, gotówka, kompensata, za pobraniem oraz karta płatnicza,

  • Serię - ustawiona jest domyślna. Jej wzór można zobaczyć w zakładce USTAWIENIA » PANEL » FAKTURY » SERIE NUMERACJI. Istnieje również możliwość dodania nowej serii (więcej w artykule: Wybór serii dokumentów),

  • Zapłacono - w sytuacji, gdy wraz z wystawieniem faktury otrzymujemy zapłatę należności, można tę informację wprowadzić bezpośrednio w tym polu (więcej w artykule: Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności),

  • Data wystawienia - po jej wprowadzeniu system automatycznie uzupełni DATĘ SPRZEDAŻY oraz TERMIN PŁATNOŚCI. Daty można modyfikować ręcznie.

Faktura VAT w obcym języku i walucie

W zakładce ZAAWANSOWANE można skorzystać z dodatkowych opcji:

  • Waluta - system umożliwia wystawienie faktury w obcej walucie, którą można wybrać z listy,

  • Język - po wybraniu języka obcego zostanie wystawiona dwujęzyczna faktura (po polsku i w wybranym języku obcym). Dostępne są następujące języki: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki, norweski, włoski.

Faktura vat w różnych językach

  • Schemat księgowy - dostępne są następujące schematy:

    • zwykły - jest to schemat podstawowy

    • usługi budowlane - odwrotne obciążenie,

    • VAT w dacie wystawienia faktury,

    • faktura za opinię biegłego sądowego,

  • Rachunek- można je przypisywać do wystawianych faktur (jeżeli podatnik posiada kilka rachunków),

  • Format daty sprzedaży - dzienny oraz miesięczny (możliwy w przypadku świadczenia usług ciągłych)

  • Szablon wydruku,

  • Opis w rejestrach,

  • Automatyczna wysyłka na maila - w przypadku zaznaczenia tej opcji, faktura dla kontrahenta zostanie dodana do kolejki wysyłki (pod warunkiem, że uzupełniony zostanie adres mailowy kontrahenta)

  • Faktura do paragonu,

  • Faktura anulowana - faktura nie zostanie ujęta w ewidencjach jednak opcję tą wykorzystuje się wyłącznie w przypadku gdy dokument nie trafił jeszcze do obiegu prawnego.

Dodawanie towaru lub usługi do faktury

Towar lub usługę można wprowadzić ręcznie lub pobrać z katalogu produktów (więcej informacji: Dodawanie produktu oraz Magazyn)

Wybierając produkt z katalogu, system automatycznie uzupełni dane, natomiast w momencie ręcznego wpisywania towaru/usługi należy dodatkowo uzupełnić następujące dane:

  • PKWiU,

  • Jednostka miary,

  • Ilość,

W tym miejscu można również przyznać RABAT (%) oraz dokonać ewentualnej zmiany STAWKI PODATKU VAT, WARTOŚĆ NETTO lub BRUTTO zostaną uzupełnione automatycznie.

Faktura vat - jak wprowadzić stawkę VAT?

Kolejną pozycję na fakturze można dodać klikając na przycisk DODAJ WIERSZ. Dodane wiersze można również usunąć klikając na znak “x”.

W przypadku gdy przedsiębiorca rozlicza się w formie ryczałtu należy dodatkowo przy danym wierszu wybrać odpowiednią dla sprzedawanego produktu lub usługi stawkę zryczałtowanego podatku w polu RYCZAŁT.

Faktura vat - ryczałt

W zakładce OPIS można wpisać dodatkowe informacje widoczne na fakturze.

Faktura vat  - jak dodać opis?

Uwaga!
Istnieje również możliwość dodania stałego tekstu, który będzie się pojawiał na fakturach o czym więcej artykule Serie i wygląd dokumentów.

Zapamiętywanie wybranych pozycji na fakturze

W prawym górnym rogu okna znajduje się opcja USTAWIENIA OKNA. Dzięki temu istnieje możliwość zdecydowania czy dla danego pola ma działać funkcja zapamiętywania wyboru.

Faktura vat - ustawienia okna

Po wybraniu opcji USTAWIENIA OKNA pojawi się komunikat WYBIERZ ZACHOWANIE POLA W PRZYSZŁOŚCI. Znajdują się tu 3 możliwości do wyboru. Po dokonaniu wyboru należy zapisać informacje.

Faktura vat - WYBIERZ ZACHOWANIE POLA W PRZYSZŁOŚCI

Wystawiona faktura będzie widoczna w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Zapis trafi również do Rejestru sprzedaży VAT oraz do KPiR lub Ewidencji przychodów.

Szczegóły wystawionego dokumentu można sprawdzić przez kliknięcie w numer dokumentu.

W przypadku użytkowników korzystających z pakietu z magazynem (Księgowość Online + Magazyn) w szczegółach faktury w zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE znajduje się informacja o zysku z danej transakcji sprzedaży towaru. System automatycznie porównuje cenę zakupu z kwotą sprzedaży i podaje zysk wartościowo oraz procentowo.

Automatyczne księgowanie faktury

System mojebiuro24.pl oferuje dodatkową funkcję DOŁĄCZ ODNOŚNIK DO FAKTURY. Aby z niej skorzystać należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » PANEL » FAKTURY » WYSYŁKA WIADOMOŚCI.

Faktura vat - wysyłka automatyczna

Kontrahent, korzystający z serwisu, po kliknięciu w ten link będzie miał możliwość automatycznego zaksięgowania otrzymanej faktury w swoich wydatkach. Więcej w tym temacie: Bezpieczna e-faktura.