Odczytywanie faktur przesłanych mailem w OCR

W celu usprawnienia pracy w biurze rachunkowym użytkownicy systemu mojebiuro24.pl mogą skorzystać z funkcji OCR, która pozwala na odczytywanie faktur przesłanych mailem. Dzięki temu narzędziu nie ma konieczności ręcznego księgowania faktur zakupu, a jedynie wystarczy wczytać faktury przesłane przez klienta na skrzynkę mailową księgowej lub opiekuna, zweryfikować zczytane dane, wybrać rodzaj wydatku i uzupełnić pojedyncze pola samodzielnie a dokument zostanie ujęty w odpowiednich ewidencjach. Funkcja odczytywania faktur przesłanych mailem pozwala na szybki przepływ dokumentów pomiędzy klientem a biurem oraz znacznie skraca czas potrzebny za zaksięgowanie faktur przez biuro rachunkowe.

Jak przebiega odczytywanie faktur przesłanych mailem?

  1. Księgowa lub opiekun loguje się na skrzynkę mailową, na którą zostały przesłane przez klienta faktury zakupu, a następnie otwiera wiadomość.

  2. W kolejnym kroku w zależności od posiadanej skrzynki pocztowej:

  • dodaje fakturę ze skrzynki mailowej bezpośrednio do dysku poprzez kliknięcie w załącznik i skorzystanie z opcji DODAJ DO MOJEGO DYSKU - w przypadku korzystania ze skrzynki mailowej Gmail,

  • zapisuje pojedynczą fakturę lub zbiór faktur na dysku komputera - w przypadku pozostałych skrzynek mailowych.

  1. Na końcu pobiera plik na zewnętrzny dysk (Google Drive lub Dropbox) lub bezpośrednio do systemu mojebiuro24.pl

Użytkownik, który korzysta z poczty Gmail nie wykonuje ostatniego kroku, czyli nie pobiera pliku na zewnętrzny dysk.

Przeniesienie pliku na zewnętrzny dysk

Google Drive

Aby przenieść plik na zewnętrzny dysk Google Drive należy zalogować się na konto, a następnie przejść do folderu WFIRMA.PL i kliknąć w opcję +NOWY » PRZEŚLIJ PLIK lub skorzystać z opcji UPUŚĆ PLIK TUTAJ.

Odczytywanie faktur przesłanych mailem a OCR

Dropbox

W celu przeniesienia pliku na zewnętrzny dysk Dropbox należy zalogować się na konto, a następnie przejść do zakładki APLIKACJE » WFIRMA.PL i skorzystać z opcji PRZEŚLIJ.

Odczytywanie faktur przesłanych mailem w systemie mojebiuro24.pl

Przeniesienie pliku do systemu mojebiuro24.pl

W celu przeniesienia pliku bezpośrednio do systemu należy po zalogowaniu, przejść na konto klienta i skorzystać z zakładki: CRM » DOKUMENTY, gdzie z górnego menu należy wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT.

Odczytywanie faktur przesłanych mailem - integracja z dyskami zewnętrznymi

Odczytywanie faktur przesłanych mailem w systemie mojebiuro24.pl

Dokumenty wprowadzone do systemu lub na jeden z dysków w chmurze można odczytać w systemie korzystając z zakładki: CRM » DOKUMENTY lub z zakładki: CRM » DOKUMENTY gdzie należy kliknąć w nazwę dodanego folderu zewnętrznego.Aby możliwe było wczytanie faktur konieczne jest wykupienie dodatku OCR odczytywanie faktur przez szefa biura rachunkowegoW celu odczytania dokumentu należy zaznaczyć fakturę lub zbiór faktur, a następnie skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) lub DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

Odczytywanie faktur przesłanych mailem a skrzynka mailowa

W kolejnym kroku pojawi się okno dodawania wydatku, które podzielone jest na dwie części:

  • strona lewa - zawiera pola, które uzupełnia się w trakcie księgowania, przy czym system OCR uzupełnia je automatycznie, na podstawie danych odczytanych z dokumentu,

  • strona prawa - zawiera podgląd dokumentu, na podstawie którego odczytywane są dane i umieszczane w polach znajdujących się po stronie lewej. Dzięki podglądowi faktury możliwa jest weryfikacja odczytanych danych oraz ich ewentualna modyfikacja.

Księgowa lub opiekun powinien uzupełnić samodzielnie pola dotyczące rodzaju wydatku, terminu płatności, daty odbioru dokumentu, metody płatności oraz ewentualnej daty rozliczenia faktury.

Odczytywanie faktur przesłanych mailem - na czym polega?

Więcej informacji na temat odczytywania faktur za pomocą OCR w artykule: Program do odczytywania faktur w chmurze - dla biur rachunkowych