Zaświadczenie ZUS Z-3 - jak stworzyć w systemie

System MojeBiuro24.pl umożliwia generowanie Z-3, czyli Zaświadczenie płatnika składek, niezbędny dokument, który pracodawca przekazuje do ZUS wraz ze zwolnieniem lekarskim w celu wypłaty przez ZUS zasiłku pracownikowi. Dokument ten powinien zostać przekazany, gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, bądź w przypadku gdy dostarczone przez pracownika zwolnienie lekarskie wykracza poza okres zawartej umowy, a wypłatę zasiłku  po ustaniu zatrudnienia przejmuje ZUS.

Zaświadczenie Z-3 w systemie

Dodanie zaświadczenia Z-3 odbywa się podczas dodawania nieobecności - zwolnienia lekarskiego, bądź innej nieobecności uprawniającej pracownika do uzyskania zasiłku, którego płatnikiem jest ZUS. W celu dodania nieobecności, i w konsekwencji wygenerowania Z-3, należy podczas wprowadzania nieobecności, w oknie dodawania nieobecności, po uzupełnieniu wszystkich pól, wybrać Zapisz i Generuj Z-3.

Z-3 - funkcja zapisz i generuj

Otwarte zostanie okno z aktywnym zaświadczeniem, gdzie automatycznie wypełnione będą informacje dotyczące danych identyfikacyjnych i danych adresowych płatnika składek, zgodnie z informacjami wprowadzonymi w systemie. Wszystkie informacje zawarte w zaświadczeniu Z-3 są edytowalne, w przypadku konieczności wprowadzenia zmian do zaświadczenia, po najechaniu kursorem na dane pole i kliknięcie system umożliwia uzupełnienie bądź poprawę danych

Dane identyfikacyjne płatnika na Z-3

Dane adresowe płatnika na Z-3

W kolejnych blokach druku Z-3 znajdują się dane identyfikacyjne i dane adresowe pracownika, którego wypełniane zaświadczenie dotyczy, dane te pobierane są z wprowadzonych do systemu informacji o pracowniku.

Dane identyfikacyjne pracownika na Z-3

Dane adresowe pracownika na Z-3

W kolejnej części znajduje się informacja o rodzaju zasiłku, o jaki występuje pracownik, wraz z wykazanym okresem zasiłku. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na pole dotyczące serii i nr zaświadczenia lekarskiego, które należy uzupełnić ręcznie na zaświadczeniu Z-3, zgodnie z informacjami podanymi na zwolnieniu lekarskim, bądź innym dokumentem uprawniającym do uzyskania zasiłku z ZUS (np. wniosek o urlop macierzyński, lub decyzja o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego).

W przypadku wypełniania zaświadczenia Z-3 dla pracownika, w celu wnioskowania o wypłatę zasiłku po ustaniu zatrudnienia, należy zwrócić uwagę na konieczność wypełnienia poniższej części ręcznie, z wykazaniem okresu dostarczonego przez pracownika zwolnienia lekarskiego wykraczającego poza okres zawartej umowy.

Punkt V na Z-3 Pracownik występuje o

Kolejny blok dotyczący zatrudnienia pracownika uzupełniany jest automatycznie, w oparciu o dane wprowadzone w systemie.

Informacja o zatrudnieniu pracownika Z-3

Kolejne punkty zaświadczenia Z-3 dotyczące poprzednich i następujących okresów ubezpieczenia należy wypełnić ręcznie. Punkt 2. uzupełnia się tylko wtedy, gdy podany wcześniej okres ubezpieczenia chorobowego czyli zatrudnienia jest krótszy niż 30 dni oraz jeśli nie zachodzą okoliczności uprawniające do ubezpieczenia chorobowego niezależnie od okresu ubezpieczeniowego.

Jeśli okres obecnego zatrudnienia, a więc i ubezpieczenia chorobowego, jest krótszy niż rok, w pkt 3 należy wpisać zatrudnienie poprzedzające obecne. Istotą jest, aby wykazać przynajmniej 12 miesięcy ubezpieczenia chorobowego poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy.

Poprzednie i następujące okresy ubezpieczenia na Z-3

Jeżeli niezdolność do pracy powstała z powodu choroby zawodowej, wypadku w drodze do lub przy pracy to należy to ręcznie zaznaczyć w punkcie 4. zaświadczenia Z-3. Podobnie ma się to w przypadku punktu 5. gdzie należy zaznaczyć rodzaj nieobecności jeżeli pracownik na takowej przebywa.

Powód niezdolności do prac na Z-3

Punkt 5 na Z-3

Punkt 6. gdzie wykazane są okresy zwolnień lekarskich, za które pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy, wypełniany jest na podstawie wprowadzonych do systemu zwolnień lekarskich z jakich korzystał pracownik.

Okresy zwolnień lekarskich na Z-3

W kolejnym punkcie 7. jeżeli został pracownikowi wypłacony zasiłek, którego bieżące zwolnienie jest kontynuacją (do jednego okresu zasiłkowego wlicza się okresy nieprzerwanej nieobecności lub okresy przedzielone przerwą, która nie przekracza 60 dni i jest spowodowana tą samą chorobą) należy informacje te wprowadzić ręcznie. Punkt ten wypełniony powinien być także w sytuacji, gdy umowa została przedłużona do dnia porodu, a pracodawca, który jednocześnie jest płatnikiem zasiłków, wypłaca wyłącznie pierwszy dzień urlopu macierzyńskiego.

Płatnik składek wypłacił zasiłek  informacja na Z-3

W punkcie 8. należy zwrócić uwagę na konieczność uzupełnienia informacji dotyczącej serii i numeru załączanego zwolnienia lekarskiego oraz daty jego wpływu do pracodawcy.

Seria i numer załączanego zwolnienia lekarskiego do Z-3

Punkt 9. zawierający informacje o liczbie zgłoszonych ubezpieczonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada roku ubiegłego uzupełniany jest automatycznie na podstawie deklaracji ZUS DRA za wspomniany okres.

Liczba zgłoszonych ubezpieczonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada na formularzu  Z-3

W punkcie 10. należy uzupełnić informacje dotyczące udzielonych urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i innych omawianemu pracownikowi.

Informacje dotyczące udzielonych urlopów na Z-3

Tabela znajdująca się w punkcie 11 uzupełniana jest na podstawie wprowadzonych do systemu list płac. Podczas generowania Z-3 konieczne jest zwrócenie szczególnej uwagi na kolumnę 5 poniższej tabeli, która aktualnie nie jest uzupełniana automatycznie. Jeżeli z kolumn nr 3 i 4 wynika, że pracownik nie przepracował wszystkich dni jakie był obowiązany przepracować to w kolumnie 5 konieczne jest dopisanie przyczyny nieprzepracowania całego miesiąca, wpisując np. "Zwolnienie lekarskie 5-10.02.2017".

Tabela ze składnikami wynagrodzenia na Z-3

Kolejne punkty dotyczące składników wynagrodzeń za okresy dłuższe niż miesięczne wykazane w tabeli nr 11, zawartych innych umów z pracownikiem, a także dodatkowych uwag należy wprowadzić ręcznie do dokumentu.

Składniki wynagrodzenia za kwartały na Z-3

Składniki wynagrodzenia za inne okresy na Z-3

Numer konta bankowego wykazany w punkcie 17 zaczerpnięty zostanie z informacji o pracowniku wprowadzonych w systemie.

Numer konta bankowego  na Z-3

Zaświadczenie Z-3 po kliknięciu Zapisz zostanie zapisane w zakładce KADRY » DEKLARACJE. Jest także dostępne z poziomu okna Szczegóły Pracownika w zakładce DEKLARACJE. Do wygenerowanego Z-3 można w każdej chwili wrócić, uzupełnić lub poprawić poprzez zaznaczenie zaświadczenie i kliknięcie Modyfikuj, następnie ponownie zapisać i wydrukować poprzez zaznaczenie i wybranie z Menu Drukuj.

Zakładka deklaracje a Z-3

Szczegóły pracownika a Z-3

Zaświadczenie ZUS Z-3 należy przekazać wraz z oryginałem zwolnienia lekarskiego do ZUS.