Zadania w biurze rachunkowym

Użytkownicy serwisu mojebiuro24.pl mogą udoskonalić działania podejmowane w biurze rachunkowym oraz usprawnić organizację pracy poprzez skorzystanie z funkcji zadania w biurze, które można dodać w podzakładce ZADANIA, która znajduje się w zakładce CRM.

Zadania w biurze - jak dodać?

Aby dodać nowe zadanie należy przejść do zakładki: CRM » ZADANIA » DODAJ ZADANIE.

 Zadania w biurze - nowa lista

Następnie pojawi się okno dodawania zadania, w którym można:

  • określić nazwę zadania;

  • przypisać zadanie do określonej listy zadań (więcej informacji w artykule: Dodawanie listy zadań);

  • ustawić zadanie jako priorytet;

  • przypisać zadanie do konkretnego pracownika;

  • przypisać zadanie do wybranego kontrahenta (o czym więcej w artykule: Dodawanie nowego kontrahenta);

  • określić termin na dwa sposoby (prosty lub zaawansowany - poprzez kliknięcie w opcję ZAAWANSOWANE);

  • przypisać dokument.

 Zadania w biurze - dodawanie listy

Po zapisaniu zadania, pojawi się ono na liście zadań, a przy zadaniu, które zostanie oznaczone jako priorytet pojawi się informacja w postaci ikony WYKRZYKNIKA.

 Zadania w biurze - jak zakończyć?

Informacja o zadaniu pojawi się również w zakładce: START » TERMINARZ, ponieważ terminy zadań zintegrowane są z kalendarzem.

Zadanie cykliczne - dodawanie

System umożliwia również dodawanie cyklicznego zadania w biurze. W tym celu należy przejść do zakładki: CRM » ZADANIA, gdzie należy dodać nową listę zadań, klikając DODAJ NOWĄ. Po dodaniu nowej listy zadań należy w nią wejść, a następnie najechać kursorem myszki na ikonę DODAJ ZADANIE, gdzie pojawi się dodatkowa opcja DODAJ ZADANIE CYKLICZNE, w którą należy kliknąć.

W oknie dodawania zadania cyklicznego można zdefiniować ustawienia takie same jak w przy zwykłym zadania z tą różnicą, że dodatkowo można skorzystać z opcji POWTARZANIA ZADANIA oraz ustalić DATĘ ZAKOŃCZENIA ZADANIA.

 Zadania w biurze rachunkowym

Po zapisaniu zadania cyklicznego na liście zadań pojawi się tylko najbliższe zadanie cykliczne.

Szczegóły zadania

Jeżeli użytkownik chce przejść do szczegółów zadania powinien w zakładce CRM » ZADANIA wybrać odpowiednie zadanie i kliknąć na nie kursorem myszki. Po kliknięciu w zadanie po prawej stronie pojawią się wszystkie informacje, które przy dodawaniu zadania zostały wprowadzone. W tym miejscu można również przypisać kontrahenta lub pracownika lub określić datę (jeżeli informacje nie zostały wcześniej określone) oraz zmodyfikować dane.

Zadania w biurze - jak dodać notkę?

Klikając w przycisk ZAAWANSOWANE USTAWIENIA, pojawi się to samo okno, które służyło do dodawania nowego zadania. Można w nim edytować wprowadzone ustawienia, których nie można zmienić w widoku szczegółów zadania.

W szczegółach zadania można również dodawać NOTATKI.

Również z poziomu LISTY ZADAŃ można uruchomić okno edytowania zadania.

Z tego miejsca istnieje również możliwość:

  • usunięcia zadania;

  • dodania załączników;

  • przypisania kontrahentów i osoby do wykonania zadania;

  • przejrzenia historii zmian danego zadania.

Zamknięcie zadania

Zadanie można zamknąć z dwóch poziomów. Po pierwsze przechodząc do zakładki: CRM » ZADANIA, gdzie oznaczamy zadanie i skorzystamy z opcji w górnym menu ZAMKNIJ.

 Zadania w biurze - jak przypisać dokument?

Zadanie można również zamknąć otwierając szczegóły zadania. W tym celu należy skorzystać z zakładki: CRM » ZADANIA, kliknąć w nazwę zadania, które ma być zamknięte. W wyświetlonym oknie należy zmienić okno STATUS, z otwarte na ZAKOŃCZONE.

Zadania w biurze - jak zakończyć?

Zmiana kolejności list

Kolejność list można dowolnie zmieniać. W tym celu w zakładce CRM » ZADANIA po lewej stronie należy chwycić listę i przenieść wyżej bądź niżej.

Zadania w biurze - utworzenie listy?

Kod list

Opcja KOD LISTY ma na celu segregację dużej ilości zadań. Jest to rodzaj filtrowania i grupowania zadań w systemie. Szczególnie pomocna może okazać się dla użytkowników, którzy w ilościach masowych korzystają z dodawania list i zadań. Aby przyporządkować zadaniu indywidualny kod należy podczas dodawania listy wpisać 3 cyfrowy kod identyfikujący.

 Zadania w biurze rachunkowym-nowa opcja przyporządkowywania zadań

Następnym krokiem jest stworzenie w ramach danej listy zadania cyklicznego, które zostanie automatycznie przyporządkowane do kodu listy.

Informacja na stronie głównej

Na stronie głównej w zakładce START korzystając z opcji DODAJ NOWY MODUŁ » ZADANIA dodać informację o zadaniach do wykonania na dzisiaj, przeterminowanych bądź zbliżających się.

Zadania w biurze - tworzenie priorytetów

W module tym można również dodawać nowe zadania oraz zamykać zakończone zadania.