Wprowadzanie nieobecności i dnia wolnego

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę wiąże się z różnymi rodzajami nieobecności. Prawidłowe wprowadzanie nieobecności i dnia wolnego jest istotne z punktu widzenia wynagrodzenia należnego pracownikowi, gdyż może wpływać na generowaną listę płac, a co za tym idzie także na rozliczenia z ZUS i prawidłowe wykazanie nieobecności na raportach imiennych przekazywanych do ZUS.

Wprowadzanie nieobecności

Nieobecności można wprowadzać się z poziomu następujących zakładek:

  • KADRY » GRAFIK » DODAJ NIEOBECNOŚCI

  • KADRY » PRACOWNICY klikając na jego imię i nazwisko, a następnie w oknie szczegóły pracownia wybierając zakładkę Ewidencja czasu pracy. Miesiąc, rok którego dotyczy ewidencja jest widoczny na górze. Numer aktualnie trwającej umowy można wybrać  po prawej stronie przy opcji Filtry.

Wprowadzenie nieobecności - ECP

Wprowadzenie nieobecności - okno ECP

W oknie Ewidencja czasu pracy można wprowadzać nieobecność pracownika poprzez wybranie:

  • z paska poleceń opcji AKCJE » NIEOBECNOŚĆ,

  • z paska MENU » NIEOBECNOŚCI » DODAJ NIEOBECNOŚĆ.

Wprowadzenie nieobecności

W oknie Nieobecności uzupełnia się takie dane jak: rodzaj oraz okres nieobecności. Zakładka NOTATKI pozwala na zapisanie dodatkowych informacji dotyczące nieobecność.

Wprowadzenie nieobecności - okno dodawania

Wprowadzanie nieobecności spowodowanej chorobą

Ten rodzaj nieobecności zaleca się wprowadzać z poziomu zakładki KADRY » GRAFIK, następnie poprzez ustawienie kursora na odpowiednim dniu, będącym pierwszym dniem nieobecności spowodowanej chorobą, po kliknięciu prawym przyciskiem należy wybrać z listy Dodaj Nieobecność.

Za okres choroby wynagrodzenie chorobowe jest wypłacane ze środków pracodawcy przez pierwsze:

  • 33 dni w ciągu roku kalendarzowego,

  • 14 dni w ciągu roku kalendarzowego w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia.

Po tym okresie zasiłek chorobowy wypłaca ZUS, gdy pracodawca zgłaszał na dzień 30 listopada ubiegłego roku do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób. (Formularz Z3)

Jeżeli pracodawca jest płatnikiem zasiłków, to na nim ciąży obowiązek wypłacania świadczenia pracownikom. 

Deklaracja ZUS DRA za okres choroby pracownika będzie zawierała także  imienny raport RSA z okresem i kodem świadczenia przerwy.

W oknie dodawania nieobecności należy uzupełnić dane dotyczące::

  • Okresu zwolnienia lekarskiego

  • Rodzaj: choroba

  • Rodzaj świadczenia i przerwy: należy wybrać kod świadczenia przerwy, który przysługuje pracownikowi w czasie choroby.

  • Kod choroby (jeżeli został podany na zwolnieniu lekarskim)

  • Numer zwolnienia (seria i numer zwolnienia lekarskiego)

  • Data wystawienia zwolnienia

  • Data dostarczenia zwolnienia

  • Podstawa chorobowego jest przez system sugerowana, na podstawie wprowadzonych do systemu informacji i list płac, można ją także edytować jeżeli do systemu nie zostały wprowadzone wszystkie listy płac, co może mieć wpływ na prawidłowe wyliczenie podstawy chorobowego. Wszystko o wynagrodzeniu chorobowym.

  • Procent podstawy jaki dostanie ubezpieczony za okres choroby.

Procent podstawy chorobowej:

  • 80% to wysokość zwykle wypłacanego wynagrodzenia czy zasiłku chorobowego, lub,

  • 100% wynagrodzenia w przypadku choroby kobiety ciężarnej lub wypadku w drodze do pracy, lub zasiłku za okres zwolnienia spowodowanego wypadkiem przy pracy,

  • 70% przy zasiłku chorobowym wypłacanym za czas pobytu w szpitalu.

Wprowadzenie nieobecności - okno dodawania choroby

Wprowadzenie nieobecności - procent podstawy chorobowego

System Mojebiuro24.pl pozwala na generowanie zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3, które składa się między innymi w celu przekazania wypłaty zasiłku do ZUS po zakończeniu zatrudnienia. Aby wygenerować druk Z-3 należy podczas dodawania nieobecności wybrać Zapisz i generuj Z-3.

Wprowadzanie nieobecności - Z-3

Otwarte zostanie interaktywne okno dodawania druku Z-3. Więcej o wypełnianiu Z-3 w systemie Mojebiuro24.pl znajduje się tu.

Wprowadzanie nieobecności - Zaświadczenie Z-3

Wprowadzanie nieobecności  - urlop wypoczynkowy

Przed wprowadzeniem pierwszej nieobecności z tytułu urlopu wypoczynkowego należy wprowadzić limit urlopu przysługującego pracownikowi. KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNI » EWIDENCJA CZASU PRACY » NIEOBECNOŚĆ » DODAJ DNI URLOPU WYPOCZYNKOWEGO DO WYKORZYSTANIA.

Wprowadzenie nieobecności - limit urlopu

Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w zależności od osiągniętego stażu i zdobytego wykształcenia

  • 20 dni -  pracownik posiada staż mniejszy niż 10 lat

  • 26 dni -  staż pracy przekracza 10 lat

W systemie nie ma funkcji automatycznego obliczania wymiaru urlopu, w związku z czym urlop za każdy rok należy wprowadzać samodzielnie. System także nie sumuje urlopu pozostałego z roku poprzedniego z limitem na obecny rok. Limit ten należy samodzielnie przeliczyć.

Urlop wprowadza się w zakładce EWIDENCJA CZASU PRACY » AKCJE » NIEOBECNOŚCI » URLOP WYPOCZYNKOWY. Podczas dodawania nieobecności możliwe jest zaznaczenie opcji:

  • generuj wniosek urlopowy - dzięki której wydrukuje się wniosek,

  • urlop zatwierdzony - oznacza, że urlop został zaakceptowany przez pracodawcę i zostanie uwzględniony na liście płac.

Wprowadzenie nieobecności  - urlop

Wyznaczenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym

Przykład 1. Praca w sobotę

Pracownik przepracował 8 godzin w sobotę, która jest dla niego wolnym dniem z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i odbierze te godziny w innym terminie do końca okresu rozliczeniowego (jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i świadczy pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie).

Krok 1. Wprowadzenie przepracowanej liczby godzin w dniu wolnym

Liczbę przepracowanych godzin w dniu wolnym należy wprowadzić: KADRY » PRACOWNICY» SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » EWIDENCJA CZASU PRACY » AKCJE » GODZINY PRACY, w pozycjach (suma godzin przepracowanych) i Nad. wol. (Godziny nadliczbowe zamienione na wolne w innym terminie), należy wpisać odpowiednią ilość godzin przepracowanych w sobotę.

Wprowadzenie nieobecności - wyznaczenie dnia wolnego

Krok 2. Wprowadzenie dnia wolnego w ewidencji czasu pracy pracownika

Pracownik, który odbiera wszystkie godziny nadliczbowe w innym terminie, powinien zostać oznaczony w następujący sposób: w zakładce KADRY » PRACOWNICY» SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » EWIDENCJA CZASU PRACY » AKCJE » GODZINY PRACY należy wybierać dzień odbioru nadgodzin. Dalej w pozycji NIEOBECNOŚĆ na dole okna w polu  ROZLICZANE należy wpisać faktyczną ilość godzin, jaką pracownik miał w tym dniu przepracować (8 godzin). W pozycji (suma godzin przepracowanych) należy wpisać 0. Dzięki temu ewidencja czasu pracy będzie wykazywać prawidłowy nominał czasu pracy w danym miesiącu.

Wprowadzenie nieobecności - dnia wolnego

Cały dzień wolny przysługuje pracownikowi bez względu na to, ile przepracował godzin w wolną sobotę.

Przykład 2. Nadgodziny w dniu wolnym od pracy

Pracownik świadczył pracę przez 10 godzin (ponad dobową normę czasu pracy) w dniu dla niego wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Za 8 godzin pracodawca powinien udzielić innego dnia wolnego, a z pozostałe 2 godziny oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 50 % wynagrodzenia za każdą godzinę takiej pracy.

Wprowadzenie nieobecności - nadgodziny i dzień wolny

Dzień wolny za święto przypadające w sobotę

2 października 2012 r. Trybunał Konstytucyjny wydał wyrok, który jasno określa że pracownikom za święta przypadające w dni rozkładowo wolne od pracy przysługuje inny dzień wolny.

Dzień wolny dla wszystkich pracowników

Z tytułu święta przypadającego w sobotę w systemie istnieje możliwość ustalenia dnia wolnego dla wszystkich pracowników. Można to zrobić w zakładce KADRY » KALENDARZ » AKCJE » ZMIEŃ TYP DNIA.

Wprowadzenie nieobecności - dzień wolny za święto

W oknie ZMIANA TYPU DNIA w pozycji DATA należy wpisać dzień, który ma być dniem wolnym. W opisie dnia należy wpisać za jakie święto będzie oddany dzień wolny. Jako Typ dnia - “WOLNY”, a w pozycji godziny pracy wpisać  wartość “0”.

Wprowadzenie nieobecności - dzień wolny za święto dla wszystkich pracowników

Zmiany zostaną uwzględnione w kalendarzu oraz ewidencji czasu pracy pracowników. 

Wprowadzenie nieobecności - zmiany w kalendarzu oraz ewidencji czasu pracy pracowników

Dzień wolny za święto w sobotę ustalany indywidualnie

Program pozwala na wprowadzenie dnia wolnego indywidualnie. Jest to możliwe po przejściu do zakładki: KADRY » PRACOWNICY » WYBÓR PRACOWNIKA » EWIDENCJA CZASU PRACY »  AKCJE » ZMIEŃ TYP DNIA.

Wprowadzenie nieobecności - dzień wolny za święto przypadające ustalany indywidualnie

Okno ZMIANA TYPU DNIA pozwala wybrać dzień, który ma być dniem wolnym dla danego pracownika w pozycji DATA. Opis dnia pozwala wpisać za jakie święto będzie oddany dzień wolny. W Typie dnia należy wybrać “WOLNY”, a w pozycji godziny pracy wpisać wartość “0”.

Wprowadzenie nieobecności - zmiana typu dnia pracownika

Usunięcie nieobecności

Każdy błędnie wprowadzony wpis do ewidencji czasu pracy, można poprawić, korzystając z opcji AKCJE » USUŃ WPISY i wybierając okres, który chcemy usunąć.

Wprowadzenie nieobecności - usunięcie nieobecności w ECP

Wprowadzone nieobecności można usuwać również poprzez wybranie z MENU » NIEOBECNOŚCI » zaznaczamy wybraną nieobecność » USUŃ

Wprowadzenie nieobecności - usuwanie

Ewidencja czasu pracy

W ewidencji czasu pracownika KADRY » WYBÓR PRACOWNIKA » EWIDENCJA CZASU PRACY » AKCJE » DRUKUJ będą widziane wszystkie nieobecności oraz dni wolne wprowadzone do systemu. Dni wolne będą wykazywane jako brak wpisu i będą obniżać nominalna ilość godzin pracy.

Wprowadzenie nieobecności - drukowanie ECP

Lista obecności

System pozwala na generowanie listy obecności poprzez KADRY » PRACOWNICY » DRUKUJ » LISTĘ OBECNOŚCI. Na liście obecności będę widniały wprowadzone dni wolne w systemie.

Wprowadzenie nieobecności - lista obecności

Wprowadzenie nieobecności - wydruk listy obecności