Program do odczytywania faktur w chmurze - OCR dla biur rachunkowych

Czym jest program do odczytywania faktur?

System OCR (ang. OCR, Optical Character Recognition) jest programem do odczytywania danych ze skanów faktur zakupowych i automatycznego uzupełniania ich w systemie. Proces ten nie jest skomplikowany i składa się z następujących kroków:

  1. Wykonania skanu lub zdjęcia danej faktury zakupowej (system odczytuje obrazy w formacie PDF, PNG, JPG lub e-faktury) przez przedsiębiorcę lub pracownika biura rachunkowego,
  2. Wprowadzenia pliku do systemu (jeśli skan ma wiele plików można je wprowadzić zbiorczo) przez przedsiębiorcę lub pracownika biura rachunkowego,
  3. Odczytania danych z dokumentów przez system,
  4. Kontroli poprawności odczytanych danych (ewentualnych modyfikacji należy dokonać ręcznie) przez opiekuna danej firmy,
  5. Zapisania danych.

Funkcja OCR - odczytywanie faktur w chmurze jest dostępna wyłącznie dla księgowej, opiekuna oraz szefa biura rachunkowego. Przedsiębiorca natomiast może jedynie wprowadzić skany faktur zakupowych do systemu. Funkcja odczytywania faktur jest dla niego niedostępna i dodawane przez niego dokumenty nie zmniejszą ogólnej puli możliwych do przetworzenia dokumentów. Po dodaniu skanów faktur zakupowych przez przedsiębiorcę do zakładki CRM » DOKUMENTY zostają one przejęte i zaksięgowane przez pracowników biura rachunkowego.Dzięki systemowi OCR pracownicy biura rachunkowego mogą w łatwy i szybki sposób wprowadzać dużą ilość dokumentów, co znacznie usprawni pracę biura.

Przed rozpoczęciem pracy w OCR należy zapoznać się z: Regulaminem usługi OCR Odczytywanie faktur w chmurze.

Jak uruchomić system OCR?

W systemie mojebiuro24.pl możliwość odczytywania faktur w chmurze stanowi odrębny płatny dodatek, który może zostać wykupiony wyłącznie przez szefa biura rachunkowego po zalogowaniu na konto biura.Po wykupieniu dodatku na koncie biura rachunkowego, system OCR będzie dostępny dla wszystkich firm podpiętych pod biuro rachunkowe.W celu uruchomienia pakietu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » MÓJ PAKIET » AKTYWNE DODATKI, a następnie kliknąć w opcję Zobacz dodatki.

Program do odczytywania faktur - jak uruchomić w mojebiuro24?

W oknie wykupu dodatku, należy zaznaczyć okno OCR odczytywanie faktur, a następnie wybrać ilość faktur do odczytania (minimalna ilość faktur do odczytu to 500 szt.), wybierając opcję “+” pakiet można zwiększyć do 1000, 2000, 3000 i 5000 szt.

W kolejnym kroku należy wybrać metodę płatności. Raz wybrana metoda płatności może zostać w każdej chwili zmieniona poprzez wybór opcji Zmień. Po wyborze wielkości pakietu oraz metody płatności należy kliknąć w opcję Zapłać.Okres wykupionego dodatku obejmuje 30 dni, bez względu na to ile sztuk faktur do odczytu wykupiono. Niewykorzystane faktury w ramach zakupionego dodatku nie przechodzą na kolejny miesiąc.

Jak skontrolować ważność pakietu i ilość pozostałych do przetworzenia obrazów?

Po wykupieniu dodatku, w celu skontrolowania jego ważności oraz ilości pozostałych do wykorzystania faktur, należy na koncie biura rachunkowego w oknie wykupu pakietu wybrać opcję Sprawdź ważność.

Program do odczytywania faktur - sprawdź ważność z poziomu ustawień

Weryfikacji ważności wykupionego dodatku “OCR odczytywanie faktur” może dokonać wyłącznie szef biura rachunkowego.Wszyscy pracownicy biura rachunkowego mogą zweryfikować pozostałą do wykorzystania ilość obrazów do przetworzenia zarówno na koncie biura jak i na koncie klienta z dwóch poziomów:

  1. z zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU, gdzie należy kliknąć w opcję OCR: Odczytywanie faktur - ilość obrazów do przetworzenia
    Program do odczytywania faktur - sprawdź ważność pakietu w wydatkach
  2. z poziomu DODAWANIA NOWEGO DOKUMENTU przy wprowadzaniu zeskanowanych dokumentów.

Program do odczytywania faktur - sprawdź ważność pakietu przy dodawaniu wydatków

Dla wszystkich firm obsługiwanych przez biuro rachunkowe obowiązuje jedna pula ilości obrazów do przetwarzania. W związku z tym przy księgowaniu wydatków przez OCR na poszczególnych kontach klientów zostanie pomniejszona ogólna ilość możliwych do przetworzenia dokumentów.

Księgowanie wydatków za pomocą systemu OCR

W programie do odczytywania dokumentów w chmurze istnieje możliwość księgowania:

  • pojedynczych wydatków,
  • plików zawierających kilka dokumentów.

System OCR odczytuje obrazy jedynie faktur VAT i bez VAT zakupu w walucie i języku polskim w formacie PDF, PNG i JPG. Program ten nie obsługuje skanów faktur: zagranicznych (w walucie obcej oraz w obcym języku), korekt oraz faktur zaliczkowych.

Księgowanie wydatków na podstawie dokumentów zaczytanych bezpośrednio w systemie

Masowe odczytywanie dokumentów

Jeżeli plik PDF składa się z kilku faktur można skorzystać z masowego dodawania dokumentów.

W celu zaksięgowania masowo skanów dokumentów należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE i wybrać opcję DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU.

Program do odczytywania faktur - dodaj wydatek na podstawie pliku

W oknie dodawania wydatku na podstawie pliku należy wybrać opcję Załącz plik lub Upuść tutaj.

Program do odczytywania faktur - jak załączyć plik?

Jeśli załączony plik PDF posiada więcej niż jedną stronę to pojawi się dodatkowe okno, w którym należy zdefiniować przesłany plik PDF:

  • Każda strona to osobna faktura zakupu,
  • W pliku znajduje się jedna faktura zakupu - wówczas wszystkie strony przesłanego pliku będą traktowane jako jeden dokument,
  • Indywidualny podział na osobne faktury zakupu - dzięki temu można określić, który plik stanowi osobny dokument lub jeśli w pliku znajdują się także dokumenty, które mają kilka stron to można je połączyć w jeden dokument.

Program do odczytywania faktur - zdefiniuj faktury w PDF

Po dostosowaniu plików pojawi się okno dodawania nowego wydatku, którego widok zostanie podzielony na dwie części:

  • w pierwszej części pojawi się standardowy widok dodawania wydatku, który zostanie uzupełniony automatycznie zgodnie ze skanem faktury,
  • w drugim oknie pojawi się podgląd zeskanowanego dokumentu w celu porównania wprowadzonych danych. Skan można przybliżyć lub oddalić dzięki opcji “+” i “-”.

Program do odczytywania faktur - uzupełnianie wydatku poprzez skan

Przy pierwszym księgowaniu wydatków przez OCR pracownik biura rachunkowego samodzielnie wybiera rodzaj wydatku, jednak wybór ten zostanie przypisany do danego kontrahenta i zapamiętany przez system. Wówczas przy kolejnym odczytywaniu faktury od tego kontrahenta rodzaj wydatku zostanie automatycznie nadany zgodnie z ostatnim wyborem. Jeśli w trakcie księgowania zostanie zamknięte okno dodawania dokumentów wówczas zostanie zmniejszona ilość obrazów do przetwarzania o zeskanowane wcześniej dokumenty. Przy ich ponownym wprowadzeniu ilość ta znów ulegnie zmniejszeniu.Po zapisaniu wydatek zostanie ujęty w odpowiedniej ewidencji oraz zostanie pod niego automatycznie podpięty skan dokumentu. 

Księgowanie pojedynczych dokumentów

Jeśli plik z dokumentem posiada tylko jedną stronę lub w pliku znajduje się tylko jedna faktura, która składa się z kilku stron to także należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE i wybrać opcję DODAJ » NA PODSTAWIE PLIKU.

Program do odczytywania faktur - księguj na podstawie pliku
W przypadku gdy faktura składa się z kilku stron należy zdefiniować charakter pliku PDF:

  • Każda strona to osobna faktura zakupu,
  • W pliku znajduje się jedna faktura zakupu - wówczas wszystkie strony przesłanego pliku będą traktowane jako jeden dokument,
  • Indywidualny podział na osobne faktury zakupu - dzięki temu można określić, który plik stanowi osobny dokument lub jeśli w pliku znajdują się także dokumenty, które mają kilka stron to można je połączyć w jeden dokument.

Program do odczytywania faktur - charakterystyka pliku PDF

Jeśli w pliku znajduje się faktura, która składa się z kilku stron to w celu jej połączenia należy wybrać opcję Indywidualny podział na osobne faktury zakupu, a następnie w oknie Grupowania stron należy kliknąć i przytrzymać jedną stronę faktury i przeciągnąć ją na drugą.

Program do odczytywania faktur - scalanie fakturPo dostosowaniu charakteru faktur pojawi się okno Dodawania nowego wydatku, które także będzie podzielone na część uzupełniania danych oraz na część z widokiem skanu.

Program do odczytywania faktur - księgowanie pojedynczej faktury

Po zapisaniu wydatki zostaną zaksięgowane w odpowiedniej ewidencji, a do każdego wydatku zostanie automatycznie podpięty skan dokumentu.

Księgowanie wydatków z chmury

W systemie mojebiuro24.pl istnieje również możliwość księgowania faktur, które przedsiębiorca może dodawać bezpośrednio do systemu poprzez dysk Google Drive lub Dropbox. 

W celu integracji dysku Google Drive lub Dropbox z systemem mojebiuro24.pl należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY » DODAJ DOKUMENT » DODAJ FOLDER W DROPBOX lub DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE.

Program do odczytywania faktur - dodaj folder w chmurze

Więcej informacji o integracji dyskami można znaleźć w artykule pomocy: Integracja z dyskami Google Drive i Dropbox - dyski w chmurze.

Po integracji z dyskami Google Drive i Dropbox zostanie utworzony w chmurze oraz w systemie mojebiuro24.pl dodatkowy folder. Do utworzonego folderu przedsiębiorca może dodać pliki z zeskanowanymi dokumentami. Wówczas, aby pliki pojawiły się w systemie mojebiuro24.pl należy skorzystać z opcji synchronizacji folderu.

Program do odczytywania faktur - jak zintegrować dysk w chmurze z mojebiuro24.pl

W celu synchronizowania folderu w chmurze z systemem mojebiuro24.pl należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY i na liście kliknąć w nazwę utworzonego folderu a następnie wybrać opcję Synchronizuj folder.

Program do odczytywania faktur - synchronizacja dysku w chmurze z mojebiuro24.pl

Wówczas na liście pojawią się skany z danego folderu, które należy zaznaczyć i wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) lub DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

Program do odczytywania faktur - dodaj wydatek z dysku w chmurze

  • Jeśli w przesłanym pliku jest tylko jedna strona faktury to pojawi się od razu okno dodawania wydatku z podziałem na część dodawania wydatku oraz widokiem skanu dokumentu

Program do odczytywania faktur - widok księgowania i skanu dokumentu

  • Jeśli w przesłanym pliku jest kilka faktur lub jedna faktura, która ma kilka stron pojawi się okno Wykryto wiele stron w pliku PDF, w którym należy wybrać jedną z opcji:
  • Każda strona to osobna faktura zakupu,
  • W pliku znajduje się jedna faktura zakupu - wówczas wszystkie strony przesłanego pliku będą traktowane jako jeden dokument,
  • Indywidualny podział na osobne faktury zakupu - dzięki temu można określić, który plik stanowi osobny dokument lub jeśli w pliku znajdują się także dokumenty, które mają kilka stron to można je połączyć w jeden dokument.

Program do odczytywania faktur - wykryto wiele stron w pliku PDFPo wybraniu odpowiedniej opcji która określa typ pliku pojawi się okno Dodawania nowego wydatku z podziałem na część dodawania wydatku oraz część z widocznym skanem faktury.

Program do odczytywania faktur - widok księgowania, gdy w pliku jest wiele fakturPo zapisaniu wydatku zaksięgowane już dokumenty zostaną:

  • umieszczone w folderze Archiwum (zostanie automatycznie utworzony nowy folder z rokiem, w którym zostanie utworzony także folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - opcja domyślnie ustawiona,
  • usunięte z chmury - opcja domyślnie odznaczona,
  • powielone, tzn. utworzy się kopia w chmurze (po zaksięgowaniu wydatku powstanie jego kopia w systemie) - opcja domyślnie ustawiona,
  • pod wprowadzony wydatek zostanie automatycznie podpięty skan jego faktury. 

Korzyści dla biura rachunkowego w związku ze stosowaniem programu do odczytywania faktur w chmurze 

Program do odczytywania faktur w chmurze ma wiele korzyści dla biura rachunkowego m.in:

  • usprawnia pracę biura,
  • pozwala na szybsze wprowadzenie wydatków klienta np. poprzez masowe odczytywanie faktur,
  • pozwala na sprawniejszą współpracę między klientem a biurem rachunkowym w kwestii dostarczania dokumentów kosztowych,
  • skan dokumentu zostaje automatycznie podpięty pod wydatek, dzięki czemu można z łatwością porównać dane wprowadzone do systemu z dokumentem.