Integracja z dyskami Google Drive i Dropbox - dyski w chmurze

W systemie MojeBiuro24.pl zostało wprowadzone ułatwienie dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej online polegające na integracji z Google Drive i Dropbox (dyski w chmurze). Integrację z dyskiem może przeprowadzić zarówno pracownik biura rachunkowego jak i przedsiębiorca co pozwala na wzajemną współpracę na linii klient - biuro. Możliwość dokonania integracji z dyskiem Google Drive i Dropbox bezpośrednio przez przedsiębiorcę usprawni przepływ dokumentacji księgowej a tym samym wpłynie na zwiększenie efektywności pracy biura ponieważ klient będzie mógł zamieszczać dokumenty księgowe w utworzonym folderze do którego dostęp w systemie posiada księgowa, opiekun i szef biura rachunkowego.

Integracja z dyskiem Google Drive

Aby połączyć konto w systemie MojeBiuro24.pl i dysk Google Drive należy skorzystać z zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE. W pojawiającym się oknie należy wybrać opcję DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W GOOGLE DRIVE.

dyski w chmurze

W oknie dodawania folderu w chmurze, w podzakładce PODSTAWOWE, pojawi się informacja pod jaką nazwą folder pojawi się na dysku Google oraz możliwe będzie zdefiniowanie nazwy folderu pojawiającego w systemie.

Dyski w chmurze - dodawanie folderów

W podzakładce KSIĘGOWE należy dokonać wyboru, czy faktura kosztowa zostanie przez system:

  • przeniesiona do folderu “Archiwum” (gdzie utworzy się folder z danym rokiem, a w nim folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - jest to opcja domyślnie zaznaczona przez system,
  • usunięta z chmury po zaksięgowaniu- opcja domyślnie odznaczona,
  • skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku w systemie utworzy się kopia faktury - dzięki czemu w systemie powstaje e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.

Dyski w chmurze a przechowywanie dokumentów księgowych

Po wyborze ustawień należy kliknąć w opcję DALEJ. W kolejnym kroku nastąpi przekierowanie na konto Google, gdzie należy się zalogować i wyrazić zgodę na dostęp konta wfirma.pl do dysku Google Drive wybierając w tym celu opcję ZEZWÓL.

Dyski w chmurze, a konto Google

Założenie konta na Dropbox lub Google Drive jest możliwe również w trakcie przeprowadzania integracji.Po pozytywnej integracji dysku z systemem, nastąpi przekierowanie do zakładki CRM » DOKUMENTY (w zakładce możliwe jest zarządzanie dyskiem), gdzie zostanie wyświetlony komunikat informujący o przypięciu dysku w chmurze.

Integracja z dyskiem Dropbox

W celu połączenia konta w systemie MojeBiuro24.pl z dyskiem Dropbox, należy skorzystać z zakładki: USTAWIENIA » INTEGRACJE » DYSKI W CHMURZE. W pojawiającym się oknie należy kliknąć w opcję DODAJ FOLDER W CHMURZE » DODAJ FOLDER W DROPBOX.

dyski w chmurze

W pojawiającym się oknie dodawania folderu w chmurze, w podzakładce PODSTAWOWE, pojawi się informacja pod jaką nazwą folder pojawi się na dysku Dropbox oraz możliwe będzie zdefiniowanie nazwy folderu pojawiającego w systemie.

Dyski w chmurze - zdefiniowanie nazwy folderu

Natomiast w podzakładce KSIĘGOWE należy dokonać wyboru, czy zaksięgowana faktura kosztowa przez program do odczytywania faktur została:

  • przeniesiona do folderu “Archiwum” (gdzie utworzy się folder z danym rokiem, a w nim folder z nazwą miesiąca, w którym została zaksięgowana faktura) - jest to opcja domyślnie zaznaczona przez system,
  • usunięta z chmury po zaksięgowaniu- opcja domyślnie odznaczona,
  • skopiowana i ujęta poza chmurą (po zaksięgowaniu wydatku w systemie utworzy się kopia faktury - dzięki czemu w systemie powstaje e-archiwum dokumentacji księgowej) - opcja domyślnie zaznaczona.

Dyski w chmurze, a folder archiwum

Po wyborze ustawień należy kliknąć w opcję DALEJ. W kolejnym kroku nastąpi przekierowanie na stronę Dropboxa, gdzie należy zalogować się do swojego konta aby połączyć je z kontem MojeBiuro24.pl. Dodatkowo konieczna będzie również zgoda na dostęp do własnego folderu APLIKAJCE » WFIRMA.PL przez system księgowy, którą udziela się poprzez kliknięcie w opcję ZEZWÓL.

dyski w chmurze

Gdy dysk zostanie zintegrowany z systemem, nastąpi przekierowanie do zakładki CRM » DOKUMENTY (w tym miejscu zarządza się dyskiem), a dodatkowo w systemie zostanie wyświetlony komunikat informujący o przypięciu dysku w chmurze.

Dyski zewnętrzne - wprowadzanie dokumentów

Możliwe jest wprowadzenie dokumentów do dysków zewnętrznych na dwa sposoby (Google Drive lub Dropbox). Pierwszym z nich jest bezpośrednie wprowadzenie na dysk. W tym celu należy zalogować się na konto w serwisie i przejść do folderu:

  • dla Google Drive: WFIRMA.PL

dyski w chmurze

  • dla Dropbox: APLIKACJE » WFIRMA.PL

dyski w chmurzeGdy na dysku komputera dostępna jest aplikacja Google Drive lub Dropbox również z tego poziomu istnieje możliwość wprowadzenia dokumentu.Wprowadzanie dokumentów następuje za pomocą funkcji:

  • Prześlij - w przypadku Dropbox,
  • +NOWY » PRZEŚLIJ PLIK lub poprzez opcję Upuść plik tutaj - w przypadku Google Drive.

Aby dokumenty pojawiły się w serwisie MojeBiuro24.pl należy zaktualizować zawartość folderu w zakładce: CRM » DOKUMENTY gdzie po kliknięciu w nazwę folderu dysku zewnętrznego należy skorzystać z funkcji SYNCHRONIZUJ FOLDER .

Dyski w chmurze - synchronizacja  folderów z systemem

W przypadku posiadania zdjęcia dokumentu możliwe jest skorzystanie z opcji odczytywania faktur z telefonu.Innym sposobem jest wprowadzenie dokumentów bezpośrednio w systemie MojeBiuro24.pl poprzez: CRM » DOKUMENTY » DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT.
W pojawiającym się oknie należy wybrać sposób wprowadzenia dokumentu do systemu:

  • na podstawie szablonu - papier firmowy,
  • na podstawie pliku (załącza się go za pomocą funkcji ZAŁĄCZ PLIK lub UPUŚĆ TUTAJ),
  • na podstawie URL.

Dyski w chmurze - sposoby wprowadzania dokumentów

Po wyborze sposobu wprowadzenia dokumentu należy kliknąć w opcję DALEJ. Wówczas dokument zostanie dodany do folderu oraz pojawi się na dysku zewnętrznym.

Odczytywanie faktur a dyski w chmurze

Po wcześniejszym wykupieniu dodatku OCR - odczytywanie faktur, pracownik oraz szef biura rachunkowego może korzystać z automatycznego odczytywania faktur zakupu wgranych do dysków zewnętrznych. Dodatek OCR może wykupić tylko szef biura rachunkowego. Pula dostępnych dokumentów do przetworzenia będzie się zmniejszać podczas skanowania dokumentów zarówno na koncie biura rachunkowego jak i na kontach klientów.Aby odczytać faktury z dysków należy przejść do zakładki CRM » DOKUMENTY gdzie po kliknięciu w nazwę folderu dysku zewnętrznego należy zaznaczyć znajdujący się w nim plik (bądź kilka plików w przypadku masowego księgowania wydatków) a następnie skorzystać z opcji DODAJ DOKUMENT » DODAJ WYDATEK (FAKTURA VAT) / DODAJ WYDATEK (FAKTURA BEZ VAT).

dyski w chmurze

Więcej na temat programu do odczytywania faktur w artykule pomocy: Program do odczytywania faktur w chmurze - dla biur rachunkowych.