Integracja systemu MojeBiuro24.pl z Allegro

Integracja z Allegro

Integracja serwisu MojeBiuro24.pl z portalem allegro.pl daje nam możliwość zarządzanie własną sprzedażą. Poprawne ustawienia oraz umiejętne posługiwanie się systemem pozwala m.in. na:

  • Wystawianie wszystkich dokumentów sprzedaży

  • Automatyczne dodawanie kontrahentów

  • Zmiany stanów magazynowych

  • Kontrola nad sprzedażą i szybki wgląd do aukcji

  • Księgowanie dokumentów sprzedażowych

Pierwsze kroki - konfiguracja

Moduł integracji z allegro dostępny jest w pakietach, Księgowość online i Księgowość online + magazyn dla każdego użytkownika konta posiadającego dostęp do modułu Allegro.

Domyślnie jest on włączony w zakładce PRZYCHODY » ALLEGRO.

W przypadku, kiedy nie widzimy takiej zakładki należy ją włączyć przechodząc kolejno do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJĘ » ALLEGRO » WŁĄCZ MODUŁ ALLEGRO.

 W tym miejscu dostajemy również możliwość wyboru opcji, która włącza automatyczną zmianę statusów transakcji na zamkniętą po wystawieniu dokumentu sprzedaży

Powiązanie sklepu allegro z kontem MojeBiuro24.pl - jak to zrobić ?

Aby dodać swój sklep allegro do systemu Moje Biuro24.pl należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJĘ » ALLEGRO » DODAJ SKLEP. W oknie dialogowym trzeba wpisać Nazwę sklepu, która będzie widoczna tylko w systemie wfirma.pl oraz Login i Hasło do konta z allegro.

Po poprawnym wypełnieniu danych sklep zostanie dodany do systemu. Dodatkowo można wskazać źródło pobierania danych kontrahenta do dokumentu sprzedaży w przypadku, gdy kontrahent zaznaczył, że nie chce otrzymać faktury: Dane dostawy lub Dane właściciela konta. Teraz należy zaimportować wszystkie aukcje z allegro do konta MojeBiuro24.pl.

Import wszystkich aukcji do systemu

Importu aukcji dokonuje się w zakładce PRZYCHODY » ALLEGRO wybierając z tabeli przycisk POBIERZ NOWE TRANSAKCJE.

Nowe transakcje można pobierać tylko w co najmniej 10 minutowych odstępach czasu.

Po pomyślnym pobraniu wszystkich aukcji w zakładce tej znajdą się m.in. dane kupującego, nazwa i numer aukcji wraz z bezpośrednim linkiem do niej oraz kwota sprzedaży, a także informacja o tym czy klient chce otrzymać fakturę.

Wystawienie dokumentu sprzedaży

Wystawienie dokumentu sprzedaży jest bardzo łatwe. Najpierw trzeba zaznaczyć wybraną aukcję a następnie opcję Wystaw, która znajduję się w menu.

Płatnik VAT z tego poziomu może wystawić Fakturę, Pro formę, Paragony oraz Inny przychód - sprzedaż, a nie-vatowiec Fakturę (bez VAT), Pro formę (bez VAT), Paragony oraz Inny przychód - sprzedaż. Sprzedane przedmioty automatycznie pojawiają się jako pozycje wystawianego dokumentu z dodatkową pozycją uwzględniającą koszt dostawy. Dodatkowo kupujący zostanie dodany do bazy kontrahentów. W sytuacji gdy przedsiębiorca chce wystawić dokument do transakcji do której klient nie podał danych do faktury oraz nie zaznaczył opcji, że jej potrzebuje to na wystawionym dokumencie sprzedaży pojawią się Dane dostawy lub Dane właściciela konta w zależności od wybranej opcji podczas dodawania sklepu w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJĘ » ALLEGRO » DODAJ SKLEP.

Powiązanie wystawionych dokumentów w systemie z odpowiednią transakcją.

Po kliknięciu w numer transakcji, która nie została jeszcze powiązana z dokumentami w systemie, istnieje możliwość powiązania jej z dokumentami już wystawionymi w systemie poprzez akcję "Powiąż z istniejącym dokumentem".

Jak zmienić stany magazynowe?

Kroki potrzebne do tego, aby produkty zmieniały stany magazynowe:

  • w pakiecie z magazynem wprowadzić produkt w zakładce MAGAZYN » PRODUKT » DODAJ PRODUKT

  • w pakiecie bez magazynu wprowadzić produkt w zakładce PRZYCHODY» PRODUKTY » DODAJ PRODUKT

  • Wystawić aukcje na Allegro z dokładnie taką samą nazwą produktu

  • Pobrać transakcje z Allegro ze sprzedanym produktem

  • Wystawić dokument sprzedaży do transakcji

Kroki, które zostały opisane powyżej dają możliwość obustronnej integracji pomiędzy MojeBiuro24 - Allegro, Allegro - MojeBiuro24. W ten sposób nie musimy pamiętać o ręcznej zmianie stanów magazynowych po wystawieniu dokumentu sprzedaży do danej transakcji. Ponad to poprzez pobieranie transakcji z Allegro i wystawienie do nich dokumentów sprzedażowych w systemie MojeBiuro24.pl klient szybciej otrzyma fakturę za wystawiony towar, a firma zaoszczędzi czas pracę.

Jak zmienić status transakcji?

W równie łatwy sposób można zmieniać statusy dla naszych aukcji. Aby utrzymać przejrzystość listy, pobrane aukcję możemy Opłacić, Zamknąć lub Anulować (akcje te nie mają wpływu na aukcje w portalu allegro tylko w systemie MojeBiuro24). W celu informacyjnym po ręcznej zmianie statusu transakcji pojawi się obok niej ikona ołówka, aby w łatwy sposób można było zobaczyć, który status został zmieniony ręcznie. Dodatkowo w zakładce USTAWIENIA » INTEGRACJE » ALLEGRO można zaznaczyć opcję automatycznej zmiany statusów transakcji na zamknięty po wystawieniu dokumentu sprzedaży.

Należy pamiętać o tym, że usuniętej transakcji nie da się przywrócić do systemu niezależnie od jej statusu. 

Gdzie znajdują się szczegóły moich transakcji?

W pierwszej kolumnie tabeli z aukcjami wyświetla się numer transakcji. Po kliknięciu na wybrany numer można zobaczyć takie informacje jak:

  • Kwota sprzedaży wraz ze szczegółowym kosztem dostawy oraz dokładny czas kiedy przedmiot został zakupiony

  • Szczegóły płatności czyli sposób jaki wybrał klient, aby dokonać płatności za przedmiot

  • Zakupione produkty na twoich aukcjach, jeżeli kupujący skorzystał z opcji "dodaj do koszyka" tych produktów może być wiele

  • Wiadomość od kupującego

  • Dane oraz sposób dostawy

  • Dane do faktury

  • Powiązane dokumenty