Generowanie listy płac dla pracowników

Pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, z tytułu zawartej umowy należy obliczyć wynagrodzenie. Lista płac powinna zawierać następujące elementy:

  • nazwa pracodawcy,

  • okres, którego dotyczy obliczone wynagrodzenie,

  • datę wypłaty wynagrodzenia, która jest istotna w kontekście rozliczeń z ZUS, zgodnie bowiem z tą datą rozliczane są składki ZUS oraz podatek,

  • numer lub nazwę listy płac,

  • podpisy osób sporządzających listę płac,

  • składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń, które wpływają na ostateczne wyliczenie wynagrodzenia,

  • miejsce na datę i podpis pracownika jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest gotówką.

Generowanie listy płac w systemie mojebiuro24.pl na podstawie wprowadzonych wcześniej informacji jest szybkie i proste, co więcej stworzona lista płac zawiera wszystkie wymagane elementy.

Generowanie listy płac w systemie

W celu wygenerowania listy płac dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » DODAJ LISTĘ PŁAC.

Generowanie listy płac

Jeżeli firma posiada pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, do umów wystawia się jedynie rachunki, które są księgowane jako koszt do KPiR zgodnie z datą wypłaty należności z tytułu umowy.

Kolejny krok to wybór okresu, za który lista płac ma zostać wygenerowana, daty wypłaty oraz dla kogo ma zostać wygenerowana lista płac.

Generowanie listy płac dla pracownika

Podczas tworzenia listy płac system kontroluje czy pracownicy, dla których naliczone zostanie wynagrodzenie, mają odpowiednio zaznaczone ustawienia dotyczące naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, w nawiązaniu do wieku pracowników. Jeżeli wykryte zostaną nieprawidłowości system, przed wygenerowaniem listy płac, poinformuje użytkownika następującym komunikatem o zaistniałej sytuacji.

Generowanie listy płac a FP

Generowanie listy płac a FGŚP

W celu zmiany ustawień dotyczących naliczania składek na FP i FGŚP należy przejść do zakładki KADRY»UMOWY, zaznaczyć omawianą umowę, bądź ostatni aneks do umowy, jeżeli taki istnieje, a następnie po wybraniu Modyfikuj w oknie Modyfikowania umowy/aneksu przejść do zakładki ZUS i wprowadzić odpowiednie zmiany w zakresie składek na FP i FGŚP. Zmiany należy zapisać, a następnie powrócić do generowania listy płac. 

Lista płac dla wszystkich pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wskazani wszyscy pracownicy aktualnie zatrudnieni w firmie, należy wybrać opcję: Lista płac dla WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW.

Jeśli pracownicy w danym miesiącu mają wprowadzone niezatwierdzone urlopy wypoczynkowe zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzić, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Generowanie listy płac dla wszystkich pracowników

Lista płac dla wybranych pracowników

Jeżeli na liście płac mają zostać wykazani tylko wybrani pracownicy, należy wybrać opcję: Lista płac dla WYBRANYCH PRACOWNIKÓW.

Generowanie listy płac dla wybranych pracowników

Następnie należy wybrać pracowników, którzy mają zostać wykazani na liście płac. Przy korzystaniu z tej opcji konieczne jest wyliczenie wynagrodzeń (wygenerowanie listy płac) bez pominięcia żadnego pracownika aktualnie zatrudnionego w firmie. Jest to niezbędne dla prawidłowego rozliczenia płac.

Generowanie listy płac po naliczeniu wypłat

Gdy wybrany pracownik będzie miał wprowadzony niezatwierdzony urlop zostanie wyświetlona lista z tymi urlopami, należy zaznaczyć te, które mają zostać zatwierdzone, niezaznaczone urlopy zostaną usunięte.

Gdy wypłata wynagrodzenia nastąpi do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu świadczenia pracy, wówczas lista płac jest kosztem uzyskania przychodu miesiąca, którego dotyczy. W innych wypadkach jest księgowana po dacie wypłaty.

Data wypłaty ma wpływ na termin zapłaty składek ZUS i podatku dochodowego pracowników PIT-4, gdyż składki ZUS są wykazywane w deklaracjach rozliczeniowych zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia, również opodatkowanie wynagrodzenia następuje zgodnie z miesiącem wypłaty wynagrodzenia. Składki ZUS należy uregulować w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty, zaś podatek PIT-4 do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty.

Widok listy płac - tryb pełnoekranowy

Dla wygody i komfortu pracy wygenerowaną listę płac można otworzyć w trybie pełnoekranowym. W tym celu należy nacisnąć na ikonkę "Przełącz na tryb prezentacji".

Generowanie listy płac wyliczonym wynagrodzeniem dla pracowników

Wydruk listy płac

Aby wygenerować listę płac lub paski płac w formacie *.pdf pozwalającym na wydruk, należy zaznaczyć listę płac oraz wybrać opcję DRUKUJ.

Generowanie listy płac - drukuj

Publikowanie listy płac

Aby lista płac została uwidoczniona innemu, upoważnionemu do tego użytkownikowi systemu, należy użyć funkcji opublikuj. W tym celu wygenerowaną listę płac zaznaczamy i wybieramy z górnego Menu Opublikuj. Lista płac zostanie opublikowana, co oznaczone będzie ikoną oka przy nazwie listy płac.

Generowanie listy płac - opublikuj

W ten sposób na koncie klienta widoczna będzie wygenerowana lista płac za dany okres.

Generowanie listy płac - widoczna lista

Publikację w każdej chwili można cofnąć, wybierając opcję Cofnij publikacje.